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システム構築・保守(予約システム)

withコロナ時代の新しい集客ツールとしてのWEB予約システム

  • 3密環境はもう辞めたい
  • 人との接触をなるべく避けたい
  • だけどお客さんを集めたい
  • withコロナ時代、このように思っている経営者の方は多いと思います。特に中小企業、個人事業主、フリーランス、非正規雇用の方は明日どうなるか頭を悩ませていることでしょう。

    「ピンチをチャンスに」

    そうしたいけどそんな方法があるのか?と疑っている方もいらっしゃると思いますが、実現した方の実例をご紹介します、スマートフォンと少しの資金、そして一歩踏み出す勇気があれば十分です。ほんの少しお時間があるのでしたら下記を読んでいただきたいと思います。

    コロナ過での経営者の苦悩

    2020年世界を襲った新型コロナウイルスの発生により、首都圏などを中心に緊急事態宣言が発令され外出自粛を余儀なくされました。これにより会社や店舗経営者など多くの方は大打撃を受け経営危機に陥る会社や店舗などその損害は計り知れません。緊急事態宣言が解除されても感染者は増加する一方、ますます経営が立ち行かなくなってきました。

    コロナ過での最大の課題はいかにしてお客さんを呼び込むかということです。

    コロナが流行る前と同じような、例えば人と会って営業したり宣伝する方法はできないのでそこが難しいところです。

    私もコンサルの立場でお客さんに経営などのアドバイスする立場だったりします。ですので、何とかならないかなぁ…と思い悩んでいました。

    焦っていたさなか、ある「予約システム」とそれを導入した理髪店のことを思い出しました。

    コロナが流行り始めたころにその予約システムを構築させていただきました。

    3密を避け、席を完全予約制にすることで他のお客さんとの接触を避け、コロナ過でも安定した収入を得られている理髪店さんです。

    今までとは違い、WEB予約を導入し、新しい集客ツールとして活用したのです。

    それでもコロナの感染を完全に防げるわけではないので、全てのお客さんが納得しているわけではありません。

    新型コロナウイルスが流行ってから去って行ったお客さんも数多くいらっしゃるとのことです。

    しかし急激に予約数が増え、現在も予約数が増え続けているとのことです。

    何が起こったのだろうか?何が良かったのだろうか?

    ただ予約制の導入だけではお客さんは見向きもしないでしょう。

    ところが”WEB予約システム”の導入でお客さんが増えたのです。

    実はこれ、数か月前の出来事でちょうど緊急事態宣言が始まるか否かくらいの時です。

    私は今でもよく覚えています。

    何故よく覚えているかというと、その日のニュースで、都内の床屋さんがインタビューで、「売上が6割下がっています」と悲しげに答えていました。それに比べ、WEB予約システム導入で自動で集客しているこの床屋さんは悠々としていてその差がはっきりと分かれたのが印象的だったからです。

    「勝ち組」と「負け組」。コロナ過ではっきりと分かれたので印象的に覚えていました。

    ではその新しい「営業ツール」としてWEB予約を導入した事例を下記に紹介します。

    【導入事例】お客様の声

    松戸 理髪店 出張送迎サービス、カット予約 ご購入年:2020年
    お客様1(理容店)

    コロナ過でも安定した売上確保に

  • シンプルな画面で操作が簡単でした。
  • はじめて1、2か月で月100件の予約数を超え、3か月後にはさらに増え、月170件ほどになっています。
  • コロナ過でも予約が入り、予約によって収入が確定して安定しました。
  • 美浜区 クリニック インフルエンザ予防接種の予約 ご購入年:2020年
    お客様2(クリニック)

    例年は混雑していた窓口対応が楽に

    病院を経営している医師です。
    大量に来院するインフルエンザ予防接種の為、ホームページとは別に予約用システムを立ち上げ運用できるようにしていただきました。
    特に今年は新型コロナウイルスが流行っており、どうしても3密は避けたいと思っており、相談させていただきました。
    導入後、8月は800件以上の予約となり、9月は10日ほどで既に250件以上の予約が自動で入るようになりました。
    これを1件1件、窓口で処理するだけでどれがけたいへんだと思いますか?永遠時間が取られてしまいます。
    例年は、1日数十件入るので事務窓口がバタバタとたいへんですがこれは自動で予約が入るのでスタッフが他の事務処理に集中できます。
    こういうのが苦手なスタッフもいるのですが、予約の申請がメール出来たら、クリックするだけで予約の完了が済むので、導入初日からスムーズに操作でき、トラブルもほとんどなく安心しました。
    当院の目標である3密を避けることができ、お客さんが感染リスクなく予約できますし、導入してよかったです。
    これだけで済むのでスタッフも非常に助かると評判が良いので毎年季節になったら使用していこうと思っております。

    7つの理由

    何故予約システム導入により予約数が増加したり業務の効率改善に至ったのか?そこには7つの理由がありました。

    ①初心者でも簡単・シンプル操作
    ②高額にならない
    ③サーバー費用が不要
    ④350種の業種タイプに対応
    ⑤予約数が増える
    ⑥3密を避けられる
    ⑦人件費がかからない

    ①初心者でも簡単・シンプル操作

    <簡単・シンプルな理由>

  • 基本的には予約が入ってくるのを待っているだけ。
  • 予約が入るとメールでお知らせ。
  • 管理画面のカレンダーや予約一覧から予約状況が一目でわかる。
  • 直感的に操作できるのでパソコンやスマホが苦手な方でも簡単・シンプル。
  • ②高額にならない

    高額にならない理由として、@Reservaなど予め単独システムとして成り立っているものを利用しますのでホームページに組み込み、1から作るタイプと比べて、バグなどはなく、短期間で構築でき、構築費用も安く済みます。

    また、@Reservaなどは月100件未満の予約数であれば永久に無料で使用することが出来る(2020年8月現在)ので運営費用を0円に抑えることが出来ます。

    予約数が増えると上位の有料プランなどに変える必要があります(【月100件予約】フリープラン:0円/月⇒【月200件予約】ブループラン:2000円/月)が、予約数が増えることで売り上げも上がるので経費への影響はほぼありません。

    ③サーバー費用が不要

    外部サーバーを利用した独立したシステムなのでホームページの必要はありません。

    ホームページの中に組み込んだりすることをしないのでサーバーの容量を増やさなくてはならない、といった心配がないのでサーバー費用などの心配はいりません。

    ホームページがなくてもこのシステムが導入でき大変便利です。

    ④350種の業種タイプに対応

    様々な業種の形に合わせて作ることが出来ます。

    飲食店、クリニック、サロン、イベント、工場見学、貸会議室、ホテルや旅館、キャンプ場、マッサージ、ヨガ教室など350種に対応、具体的には飲食店のテイクアウト、インフルエンザ予防接種の予約、美容院や理髪店の席予約、焼肉屋さんのコースや席予約、宿泊施設の部屋予約、ピアノ・ヨガ教室の予約などです。

    ⑤予約数が増える

    導入されたお客様からの感想として導入以前より予約数が増えたとのお声をいただいております。

    withコロナ時代では、不要な外出の自粛、在宅勤務やステイホームといった自宅で過ごす方のインターネットの利用率が増えております

    WEB予約では人と関わることがない為、感染リスクなしに予約できることや人と関わりがなく、そのわずらわしさが減る為、導入後には予約数が増えるのが大きなメリットとなっています。

    ⑥3密を避けられる

    今まで店舗や会社の窓口で人と接して予約を取っていた方がほとんどだと思います。その対応、調整に時間を取られていたことでしょう。

    本システムではスマホや携帯、パソコンなどで24時間いつでも、どこでも予約が可能となっています。予約をする為にお客さんにならんでもらったり、受付が混雑するようなことを避けることが出来ます。数回のクリックで予約でき、スマートであり、お客さんや従業員の安全も確保できます。withコロナ時代においてWEBで予約ができる、というだけでもこのシステムが重宝され、予約が増えるわけです。

    ⑦人件費がかからない

    WEB予約は受け付けに専用の人を置くなどしなくても無人で予約を受け付けて続けてくれます。インターネット上に存在するので常に宣伝し続けてくれて、24時間無人で自動で予約を受けてくれます。業務効率が上がるだけでなく、人件費も節約できます。

    システム運用に必要なもの

    では、もう少し詳細な情報をご紹介します。システムの運用に当たって必要なものは?

    必要なもの

    ①スマートフォンかパソコン、タブレット
    ②メールアドレス

     

    ①スマートフォンかパソコン、タブレット

     

    管理・運用の為にはスマートフォンかインターネットに接続したパソコンやタブレット端末をご用意ください。システムはブラウザ上で動作させるのでWindowEdge、GoogleChrome、サファリといったブラウザがインストールされているものが必要です。

    パソコンやスマートフォンは購入時に既にブラウザがインストールされているので意識する必要はありません。また、予約はメールにて通知されるのでメール操作の知識が必要です。パソコンなど大きな画面ではわかりやすくて有利ですが、スマートフォンでも十分管理できます。

     

    ②メールアドレス

     

    予約が入った場合の受信通知用として使用します。またログインIDとしても使用します。メールアドレスが準備できない場合はこちらで準備致します。複数のメールアドレスに転送可能ですので従業員スタッフや管理者が複数いても対応できます。

    制作内容

    ①予約システム構築
    ②操作マニュアル(概要資料、基本情報、操作方法)

    予約システムの構築をもって納品とさせていただきます。また、操作マニュアルを郵送にて送付し、操作方法の説明を致します。操作マニュアルには基本情報や操作方法などが記載されております、最後まで大切に保管いただきますようお願いいたします。

    導入の流れ

    1. お問い合わせ
      お問い合わせフォーム、電話、メール等

    2. お打ち合わせ

    3. システム構築(お待ちください)

    4. 操作マニュアル送付
      郵送いたします。

    5. システム操作説明

    6. 導入・運用開始

    7. 保守・管理

    製作期間

    制作開始から導入・運用開始までの目安

    2日~14日程度

    ※制作期間は規模により変更します。又、お客様の方で予約のルールが確立している場合はスムーズに進みます。ルールが確立していない場合は、お客様と相談しながらルールを決めていくので時間がかかります。

    決めておくべきルール

  • サービス/商品の提供期間
  • 営業受付時間、定休日等基本情報
  • 承認制か申込み確定制か
  • メニュー(商品提供型の場合)
  • サービスの時間間隔(サービス提供型の場合)
  • 対応人数(サービス提供型の場合)
  • スタッフの指名の有/無(サービス提供型の場合)
  • キャンセルの最大受付期間
  • 予約受付の限界期間
  • 制作費用(税抜き)

    制作費用:2万円~

    保守・管理費用※:5000円/月

    制作料金は規模により変更します。
    詳細な費用については早ければお打ち合わせ中に口頭で概算をお伝えします。
    正確な費用についてはお打ち合わせ後、お見積り書にて明示いたします。

    ※パソコンやスマホに不慣れな方、対応時間がないなどの方の為のオプション費用です。お客様に成り代わり、私共でシステムのルールや内容変更(追加・変更・削除)等を行います。また、操作説明や不明点などの質問・緊急事態にも電話やメールで対応致します。【保守管理をご自分で行う場合は費用は不要です】。また、保守管理の為の操作マニュアルはお配りし、操作説明致します。

    運用費用(税抜き、Reserva 2020/8月現在※)

    制作費用とは別にReserva側へ運用費用を払う必要があります。プランごとに月当たり予約できる件数が決められていてオーバーするとそれ以上予約できなくなるので上位プランへの変更が必要になります。
    ※費用は変更になる可能性があります。

    プラン名
    月額費用
    予約最大数
    備考
    フリー
    0円
    100件
    -
    ブルー
    2,000円
    200件
    -
    シルバー
    5,000円
    500件
    バナー広告が消せます
    ゴールド
    10,000円
    1000件
    全機能が使えます
    エンタープライズ
    20,000円
    2000件
    自社WEBサイトへ埋め込み可能

    <運用費用のお支払について>

    支払方法:各種クレジットカード、銀行払い
    支払間隔:契約から1か月ごとに前払い

    クレジットカード払いの場合は即日でプラン変更が可能ですが、銀行払いの場合は支払まで3営業日かかり、プラン変更まで3日かかります。私共の方で支払の代行することもできます。

    予約システムよくある質問 Q&A

    大体いくらくらいになりますか?
    製作費は2万円~、管理費用は月5000円(自分で管理する場合は不要)、システム運用費は月ごとの予約数によって変わります。制作費用は規模により変わります。また、月の予約件数が多くなればなるほど、システム運用費は高くなります。あらかじめ予約数の予想を立て、はじめは下位のプランで始め、予約件数が多くなれば上位プラン変更する形が良いと思います。予約数についてはご相談ください。
    うちの店や会社で導入できますか?
    350種の業種に対応しており、ほとんどの業種や形態に対応できます。また、システムは単独で運用できるのでホームページがなくても導入できます。スマホやインターネット接続環境のあるパソコンがあれば個人・事業・企業・団体問わず運用・管理できます。詳しいお話はご相談ください。
    店舗や会社窓口や電話予約などと併用できますか?
    できます。
    携帯電話やスマートフォンをお持ちでない方もシステム内に電話予約や窓口での予約を希望される方も入れることが出来ます。電話や窓口の予約を受けた場合は、管理者ログインしていただいて、空カレンダーで空を確認して予約を入れることができます。同様に電話や受付窓口でのキャンセルにも対応できます。その場合予約者の①氏名、②電話番号が必要ですので必ず聞いて予約やキャンセルを行ってください。
    ユーザーから予約の仕方がわからいと言われたらどうすればよいか?
    オンラインマニュアルがございますのでそちらを参照くださいと誘導いただければと思います。そういった場合の方への対応方法をマニュアルにも記載いたします。導入いただいたお客様のユーザーからはシンプルで使いやすいので質問や問題は少ないです。
    ホームページとどう連動すればいいの?
    システムは予約専用のURLで運用されます。そちらにジャンプするようリンクを張り「予約はこちら」などで誘導することができます。同様にブログ、ツイッター、Facebook等SNSで宣伝し効果を高めることができます。リンク先を記載し外部ブログやSNSからも誘導することができます。
    ホームページと連動方法
    ・リンク設置(文字をクリックするとジャンプする)
    ・ボタン設置(押すとリンク先にジャンプするアニメーションボタンの設置)
    ・QRコードの貼り付け(無料制作します)、埋め込み(エンタープライズプランで対応)
    予約のルールはどこかに記載できますか?
    キャンセル方法や、提供時間などのルールは、システム上に説明書きとして載せられます。予約時に必ず一読してから予約するようになっています。
    予約した人は何で予約の確認することができますか?
    予約が確定した時に予約をした人にメールで通知されます。その通知メールで確認できますし、予約した人がシステムにログインすれば自分がいつ予約したか確認できます。
    アンケート機能はありますか?
    予約時にアンケート機能があります。事前に聞いておきたいことなど(例:領収書要りますか?など)は、アンケート機能で聞くことができます。
    サービス料金や商品購入代金を事前に払うことはできますか?
    クレジット支払のみできます。例えば、床屋さんでカット料金が3500円のサービス予約をしたい場合、3500円を事前にクレジットカード払いをすることが出来ます。手数料などがかかります、詳細はReservaに記載されていますのでそちらを参照ください。
    予約した方のリストがほしいのですがデータで入手できますか?
    できます。CSVファイルで出力が可能です。エクセルなどで編集可能です。
    問合せ機能はありますか?
    あります。問い合わせフォームがあり、予約者は問い合わせフォームに必要事項を入力し、管理者へメールで送付できる機能があります。

    お申込み

    お申込み・ご相談・お問い合わせ

    090-7840-1342 (受付時間 平日9:00~18:00)

    withコロナ時代の幕開け・ピンチをチャンスに

    この状況はいつまで続くのでしょうか?
    WHOでは数十年にわたってこの影響が出るのではと示唆しています。
    特効薬が開発されれば状況は一変するのか?それともこのまま人類はウイルスの恐怖とずっと戦うことになるのか?わかりません。会社や小さな店舗経営者は今もその苦しみの中、破綻の恐怖に耐え、様々に考え、その対応や対策に苦慮されていることと思います。

    ピンチをチャンスに変えることができればどんなに良いことだろうか?
    そんなものは本当にあるのだろうか。

    withコロナ時代、ネット集客ができるか/できないかで、勝ち組/負け組がはっきり出てくるようになっています。勝ち組代表のアマゾンや楽天などネット販売の大手が業績を上げているように、インターネットを主に利用した事業が大きくリードしています。一方、人との接触が密になるような事業は敬遠され、破綻や縮小傾向にあります。

    経営者にとってかつてないピンチを襲っています。

    かと言って焦って今まで通り、人と接触するような営業活動を無理にしても意味がありません。人との接触を伴う対面的な営業活動は自粛傾向にあり、敬遠されるでしょう。店の看板を出しても人はあまり外出しないので良い効果は期待できないでしょう。今までと同じ広告戦略、営業戦略は通用しなくなりました。

    それは人々のコロナ予防に対する意識が非常に高くなり、過敏になっていますし、感染リスクは避けたいと誰もが思っているからです。感染リスクなく予約できる、購入できる、というのはお客さんにとってたいへんありがたいことです。コロナ過、「人の接触」を極力避けなければならない事態にインターネットは集客の救世主となるでしょう。

    そこにはもちろん知識や技術が必要です。
    SNSやインターネットのことはよくわからない、手を付けられないといった苦手意識、知識や技術不足から来る不安も当然あることと察します。

    しかし、この方法を用いればスマホやパソコン操作が苦手な方でも、少ない資金で導入でき、簡単な操作でこのコロナ過のピンチをチャンスに変えることが出来るかもしれません。また、資金についても国や自治体から補助金の制度があり、うまく利用すれば大きく負担は軽減できます。

    関連コラム:【8割補償も】低予算でネットショップなど新事業を始める方法

    https://mbp-japan.com/chiba/sakumatechnica/column/5058181/

    関連コラム:【月100件以上の予約殺到】コロナでも売上が下がらない床屋さんの話

    https://mbp-japan.com/chiba/sakumatechnica/column/5052516/

    コロナ過においてどれだけお客さんの集客していくかが経営を安定継続できる鍵になるでしょう。

    導入を検討したい方はご相談ください。

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